イベント経費制限ルール

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イベント経費制限ルールを使用すると、管理者が経費制限に関するガイドラインや方針を設定することができます。このプロセスを自動化することにより、これらの制限に基づいてイベントオーガナイザーがイベントに見積り経費や実際の経費を追加できなくなるため、コンプライアンスが向上します。

経費制限ルールにはいくつかのタイプが存在しますが、これらはそれぞれ国およびイベントタイプごとに制御することができます:

• イベント別経費制限ルール – イベント別経費タイプの合計経費を制限します
• イベント別参加者経費制限ルール - 1 人のイベント参加者に起因するイベントの合計経費を制限します

• 参加者経費上限ルール - 定義された期間内に定義されたイベントタイプの 1 人の参加者の合計経費を制限します

  このルールは経費分割レコードを使用して、実際の経費のみに適用され、見込み経費や決定済み経費には適用されません。

• 複数イベント参加者経費上限ルール - 定義された期間内のイベントタイプすべてで、参加者に起因する合計経費を制限します

  このルールは経費分割レコードを使用して、実際の経費のみに適用され、見込み経費や決定済み経費には適用されません。

• 実際の経費対見込み経費のしきい値ルール - 実際の経費の関連する見込み経費に対する割合が、定義されたしきい値の割合を超えた場合にユーザに警告します

これらのルールは、違反したイベントオーガナイザーに警告を行うか、違反が修正されるまでプロセスを禁止するよう設定することができます。

例えば、Verteo BioPharma の管理者が外部コンプライアンス規制と社内ベストプラクティスの両方からデータを引き込んでイベントの実行に関するビジネスプロセスの社内リストを作成したとします。Sarah Jones は経費が 1,000 ドルを超える講演者プログラムを予定しています。これは定義されているルールの 1 つに違反するため、彼女は経費を保存しようとすると、経費が 1,000 ドルを超えてはならないことを示すエラーが表示されます。Sarah はイベントの経費を減額するまで経費見積りを保存できません。

これらのルールタイプの詳細は、経費制限ルールの例をご覧ください。

前提条件

• イベントビジネスルール
• イベントルール上書き

経費制限ルールの設定

この機能を設定するには:

1. 管理者に以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   EM_Business_Rule_vod	CRUD	EM_Per_Event_Expense_Limit_Rule_vod EM_Per_Event_Attendee_Expense_Limit_Rule_vod EM_Attendee_Expense_Cap_Rule_vod EM_Cross_Event_Attendee_Expense_Cap_Rule_vod EM_Actual_Versus_Estimate_Expense_Threshold_Rule_vod	Expense_Category_vod Expense_Type_vod Event_Status_vod Attendee_Account_Type_vod Attendee_Status_vod Date_Threshold_Type_vod Rolling_Period_vod Minimum_Spend_Limit_vod Maximum_Spend_Limit_vod Global_Rule_vod Percent_Threshold_vod Warning_Type_vod Warning_Text_vod Comment_Required_vod	編集
   EM_Business_Rule_Configuration_vod	CRUD	EM_Business_Rule_Configuration_vod	Minimum_Spend_Limit_vod Maximum_Spend_Limit_vod	編集
   EM_Event_Override_vod	CRUD	EM_Business_Rule_Soft_Warning_On_Action_vod	Comment_vod Comment_Box_vod Event_vod Event_Action_vod Veeva_ID_vod RecordTypeId Status_vod Warning_Text_vod	編集
   EM_Event_History_vod	CRUD	EM_Business_Rule_History_vod	Event_vod EM_Business_Rule_vod EM_Business_Rule_Configuration_vod EM_Business_Rule_Type_vod Run_Rule_Type Event_Action_vod Warning_Type_vod Record_Violated_ID_vod Record_Violated_Name_vod EM_Attendee_Account_vod EM_Attendee_User_vod EM_Attendee_Contact_vod Platform_vod Action_Type_vod Action_Datetime_vod User_vod	編集

2. エンドユーザに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   EM_Business_Rule_vod	R	該当なし	Expense_Category_vod Expense_Type_vod Event_Status_vod Attendee_Account_Type_vod Attendee_Status_vod Date_Threshold_Type_vod Rolling_Period_vod Minimum_Spend_Limit_vod Maximum_Spend_Limit_vod Global_Rule_vod Percent_Threshold_vod Warning_Type_vod Warning_Text_vod Comment_Required_vod	参照
   EM_Business_Rule_Configuration_vod	R	該当なし	Minimum_Spend_Limit_vod Maximum_Spend_Limit_vod	参照
   EM_Event_Override_vod	CRUD	EM_Business_Rule_Soft_Warning_On_Action_vod	Comment_vod Comment_Box_vod Event_vod Event_Action_vod Veeva_ID_vod RecordTypeId Status_vod Warning_Text_vod	編集
   EM_Event_History_vod	CRUD	EM_Business_Rule_History_vod	Event_vod EM_Business_Rule_vod EM_Business_Rule_Configuration_vod EM_Business_Rule_Type_vod Run_Rule_Type Event_Action_vod Warning_Type_vod Record_Violated_ID_vod Record_Violated_Name_vod EM_Attendee_Account_vod EM_Attendee_User_vod EM_Attendee_Contact_vod Platform_vod Action_Type_vod Action_Datetime_vod User_vod	編集

3. 管理者とエンドユーザに以下の Apex クラスに対するアクセス権限を付与します:

   • VeevaEmBusRuleModel
   • VeevaEmBusRuleUtils
   • VeevaEmBusRuleExpense

   イベント被験者ルールを使用するには、管理者にこれらの Apex クラスおよび VeevaEMBusRuleAttendee Apex クラスに対するアクセス権限が必要です。

経費制限ルールの作成

すべてのイベントルールは、イベントビジネスルールタブから作成されます。EM_Event_Business_Rule_vod レコードの選択済みレコードタイプは、管理者が入力する必要があるフィールドを決定します。

1. イベントビジネスルールタブに進みます。

2. 適切なレコードタイプでイベントルールを作成します。レコードタイプはルールのタイプを決定します:

   • EM_Per_Event_Expense_Limit_Rule_vod
   • EM_Per_Event_Attendee_Expense_Limit_Rule_vod
   • EM_Attendee_Expense_Cap_Rule_vod
   • EM_Cross_Event_Attendee_Expense_Cap_Rule_vod
   • EM_Actual_Versus_Estimate_Expense_Threshold_Rule_vod
3. 次へを選択します。

4. 以下のフィールドを入力します。

   • 名前

   • Expense_Type_vod – ルックアップフィールドを使用して適切な EM_Expense_Type_vod レコードを選択します。

     選択された経費見積が有効ではない、または別の EM_Expense_Type_vod レコードの子である場合には、経費見積は作成されません。経費カテゴリが実際の場合、イベント別経費制限およびイベント別参加者経費制限ルールは、その他の経費タイプの子である有効な経費タイプに使用できます。

   • Warning_Type_vod – 厳しい警告またはソフトワーニングを選択します。ディテールは、警告テキストとトークンを参照してください。
   • Warning_Text_vod – このルールが違反された場合に Veeva メッセージを表示します。ディテールは、警告テキストとトークンを参照してください。
   • Comment_Required_vod – 警告タイプがソフトワーニングの場合にのみ表示されます。以下のいずれかのオプションを選択します。
   • 必須 – ソフトワーニングを却下する際、オーガナイザーはコメントを残す必要があります
   • オプション – ソフトワーニングを却下する際、オーガナイザーはコメントを残すことができます
   • 非表示 – コメントボックスは表示されません
   • Run_Rule_Event_Action_vod – 適切なボタン名を入力します。イベントオーガナイザーがボタンを選択すると、ルールが実行されます。ボタン名は 1 つだけ入力し、以下のボタンは使用しないでください。
   • Attendee_Reconciliation_vod
   • Cancel_Event_vod
   • Generate_Invitations_vod
   • Generate_Sign_In_vod
   • Manage_Attendees_vod
   • Manage_Attendees_Hub_vod
   • Preview_Event_QR_Code_vod
   • Record_a_Call_vod
   • Reschedule_vod
   • Schedule_Engage_vod
   • Send_Email_vod
   • Start_Webinar_vod
   • Submit_to_Cvent_vod
   • View_Signatures_vod

5. 選択されたレコードタイプに基づいて、以下の追加フィールドを入力します:

   ルールレコードタイプ	追加フィールド	説明
   EM_Per_Event_Expense_Limit_Rule_vod	Expense_Category_vod	見込みまたは実際の経費のいずれかにルールを制限します。
   	Event_Status_vod	定義済みのイベントステータスのイベントのみで実行されるようにルールを制限します。   次の形式を使用します:   Status1;;Status2 例: Approved_vod;;Pending_Approval_vod   すべてのイベントにルールが適用されるように、このフィールドは空白のままにします
   EM_Per_Event_Attendee_Expense_Limit_Rule_vod	Expense_Category_vod	見込みまたは実際の経費のいずれかにルールを制限します。
   	Event_Status_vod	定義済みのイベントステータスのイベントのみで実行されるようにルールを制限します。   次の形式を使用します:   Status1;;Status2 例: Approved_vod;;Pending_Approval_vod   すべてのイベントにルールが適用されるように、このフィールドは空白のままにします
   	Attendee_Account_Type_vod	EM_Attendee_vod オブジェクトの Attendee_Account_Type_vod フィールドと一致する参加者にルールを制限します。
   EM_Attendee_Expense_Cap_Rule_vod	Attendee_Account_Type_vod	EM_Attendee_vod オブジェクトの Attendee_Account_Type_vod フィールドと一致する参加者にルールを制限します。
   	Attendee_Status_vod	イベントステータスおよび参加者ステータスに基づいて、計算に含める必要があるイベントを定義します。次の構文を使用します:   ;;イベントステータス 1:参加者ステータス 1,参加者ステータス 2;;イベントステータス 2:参加者ステータス 1;;   例: ;;Closed_vod:Attended_vod,Signed_vod   ステータスにかかわらず、すべての参加者にルールが適用されるように、このフィールドは空白のままにします
   	Date_Threshold_Type_vod	ルールのしきい値の時間枠を定義します。   以下のいずれかを選択します。   Rolling_vod – ディテールは Rolling_Period_vod を参照してください。 Calendar_Month_vod – 同じ暦月にスケジュールされたイベントの前後にイベントに適用する制限の状態 Calendar_Year_vod – 同じ暦年にスケジュールされたイベントの前後にイベントに適用する制限の状態
   	Rolling_Period_vod	連続期間を日数で定義します。   このフィールドは、スケジュールされたイベントの前後に定義された日数を適用します。   このフィールドは、Date_Threshold_Type_vod に Rolling_vod が選択された場合のみ入力する必要があります。
   EM_Cross_Event_Attendee_Expense_Cap_Rule_vod	Attendee_Account_Type_vod	EM_Attendee_vod オブジェクトの Attendee_Account_Type_vod フィールドと一致する参加者にルールを制限します。
   	Attendee_Status_vod	イベントステータスおよび参加者ステータスに基づいて、計算に含める必要があるイベントを定義します。次の構文を使用します:   ;;イベントステータス 1:参加者ステータス 1,参加者ステータス 2;;イベントステータス 2:参加者ステータス 1;;   例: ;;Closed_vod:Attended_vod,Signed_vod   ステータスにかかわらず、すべての参加者にルールが適用されるように、このフィールドは空白のままにします
   	Date_Threshold_Type_vod	ルールのしきい値の時間枠を定義します。   以下のいずれかを選択します。   Rolling_vod – ディテールは Rolling_Period_vod を参照してください。 Calendar_Month_vod – 同じ暦月にスケジュールされたイベントの前後にイベントに適用する制限の状態 Calendar_Year_vod – 同じ暦年にスケジュールされたイベントの前後にイベントに適用する制限の状態
   	Rolling_Period_vod	連続期間を日数で定義します。   このフィールドは、スケジュールされたイベントの前後に定義された日数を適用します。   このフィールドは、Date_Threshold_Type_vod に Rolling_vod が選択された場合のみ入力する必要があります。
   	Minimum_Spend_Limit_vod	支出下限。
   	Maximum_Spend_Limit_vod	支出上限。
   EM_Actual_Versus_Estimate_Expense_Threshold_Rule_vod	Global_Rule_vod	イベントビジネスルール設定レコードを介して関連付けられた国に関係なく、ルールをすべての国に適用します。
   	Percent_Threshold_vod	見込み経費および対応する実際の経費の許容可能な差分の割合。

6. 保存を選択します。

経費制限ルール設定の作成

イベントルールが作成されると、管理者は関連づけられた EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードを作成して、ルールを適用するイベントタイプ、国、および期間を決定します。

イベントルールを EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードに関連付けるには、以下のフィールド値を持つ適切なビジネスルールのビジネスルール設定関連リストから EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードを作成します。

• Event_Business_Rule_vod – 適切なイベントルールを自動的に入力します
• Event_Type_vod – イベントルールが適用される適切な EM_Event_vod レコードタイプを入力します
• Country_vod – ルックアップを使用して適切な Country_vod レコードを選択しますこのフィールドは、Global_Rule_vod チェックボックスが選択されている場合表示されません。
• Rule_Start_Date_vod – ルールの動作期間の開始日を定義します
• Rule_End_Date_vod – ルールの動作期間の終了日を定義します
• Minimum_Spend_Limit_vod – 支出下限を定義します。参加者 1 人あたりの複数イベント経費上限および実際の経費対見込み経費のしきい値制限タイプルールには適用されません。
• Maximum_Spend_Limit_vod – 支出上限を定義します。参加者 1 人あたりの複数イベント経費上限および実際の経費対見込み経費のしきい値制限タイプルールには適用されません。

Event_Type_vod、Event_Business_Rule_vod、および Country_vod の組み合わせごとに有効なビジネスルール設定は 1 つのみです。

イベント経費制限ルールの実行順序

1 つのイベントまたは 1 人の参加者に複数の経費制限ルールを適用することができます。その場合、ルールは以下の順番で実行されます:

• 最初に、すべての関連イベント別参加者経費制限ルール
• 次に、すべての関連参加者経費上限ルール
• 次に、すべての関連複数イベント参加者経費上限ルール
• 次に、実際の経費対見込み経費のしきい値制限
• 次に、すべての関連イベント別経費制限ルール

経費制限ルールのプレビュー

イベントオーガナイザーがイベントの経費ラインまたはヘッダーを作成または更新すると、適用されるすべての経費制限ルールが実行され、違反警告が表示されます。経費ヘッダーの一部として複数の経費ラインが保存されると、適用されるルールがすべての経費ラインに対して実行されます。

経費がルールに違反する場合、関連警告テキストを表示した警告モーダルが表示されます。オーガナイザーは続行を選択して経費の保存または作成を続行するか、X ボタンを選択して経費を保存または作成せずにモーダルを終了することができます。

見積りに対して定義されているイベント別経費制限ルールおよびイベント別参加者経費制限ルールはリアルタイムで実行されないため、警告は表示されません。

Concur に送信された経費ヘッダーはロックされます。オーガナイザーは、ロックされているヘッダーまたはそれらに関連付けられている経費ラインの違反を修正することはできません。Concur に経費ヘッダーを送信する前に、オーガナイザーは違反を解決する必要があります。

イベント経費制限ルールでのイベント形式とロケーションタイプの使用

管理者は、以下のタイプのイベント経費制限ルールを、特定のイベント形式またはロケーションタイプのみ適用するように設定することができ、イベントを計画する際の効率とコンプライアンスの両方を向上させることができます。

• イベント別被験者経費制限ルール

ビジネスルールをより具体的にすることで、管理者は冗長なビジネスルールの作成を避けることができます。

詳細は イベントビジネスルールでのイベント形式とロケーションタイプの使用 を参照してください。